Установка системы Компаньон

 Для установки системы Компаньон на рабочую станцию необходимо произвести следующие действия:

- Создать новую папку (например, C:\COMP) и скопировать в нее программные файлы системы.
- Создать папку для файлов базы данных (например, C:\COMP\DAT) и скопировать в нее минимальный набор  файлов данных.
- Установить в Windows шрифты, необходимые для корректной печати отчетов системы.  Набор используемых системой шрифтов обычно находится в папке C:\COMP\FONTS.
- Создать папку для файлов подсистемы помощи (например, C:\COMP\HELP) и скопировать в нее файлы подсистемы помощи.  Обновить систему помощи Windows  запустив программу HHUPD.EXE в папке C:\COMP\HELP (только для Windows 95 и Windows NT 4.0).
- Установить Btrieve for Windows Workstation версии 6.15 или выше.  Запустить программу  Btrieve Workstation Setup и изменить следующие параметры:

  File Settings,  Open Files = 150
  File Settings,  Handles = 400
  Memory Resurces,  Cashe Allocation = 2048

- В разделе MKDE Interface для клиент – серверного режима работы установить

   Local = No
   Requester = Yes

  Для локального режима работа с файлами базы данных эти значения должны быть противоположными:

   Local = Yes
   Requester = No

 -  В файле COMP.INI отредактировать значение переменной BasePath=C:\COMP\DAT\ , чтобы она правильно указывала путь к папке файлов базы данных.

  - В файле WIN.INI в разделе [Fonts Substitutes] нужно добавить (или исправить) следующие три строки.  Если этого не сделать, то желтые подсказочки (tips) не будут русифицированы.

   [Fonts Substitutes]
  …
  System,0=Arial,204
  Arial,0=Arial,204
  Arial,204=Arial,204
  …

  -  Если база данных находится на сервере, то на сервере нужно запустить ядро Btrieve.

Для быстроты и удобства запуска системы Компаньон рекомендуется поместить ссылку на файл COMP.EXE на рабочую поверхность (desktop) и в папку "Программы" системы Windows.
 
 

Настройка системы Компаньон

Настройка системы производится путем изменения параметров, находящихся в записях Справочника Фирм, а также путем редактирования содержимого файла инициализации системы (COMP.INI). Редактирование обычно производится Администратором системы из окна "Настройка", вызываемого из главного меню программы Компаньон.  Содержимое файла COMP.INI  можно также редактировать и непосредственно при помощи любого текстового редактора (например, редактора NOTEPAD).  Файл COMP.INI должен находиться в базовом каталоге системы Компаньон (обычно, C:\COMP).
 

Лист «Организация» записи Справочника Фирм:

«Фирма»                - код Фирмы
«Наименование»  - полное наименование фирмы
«Фактический адрес» - фактический адрес, по которому находится Фирма
«Юридический адрес» - юридический адрес Фирмы
«Телефоны»   - список телефонов фирмы
«Факс»             - номер факсового аппарата фирмы
«Директор»     - фамилия имя и отчество директора фирмы
«Технич. Директор»    - фамилия имя и отчество технического директора
«Коммерч. Директор» - фамилия имя и отчество коммерческого директора
«Главный бухгалтер» - фамилия имя и отчество главного бухгалтера
«Расчетный счет»  - номер расчетного счета фирмы в банке
«Корсчет»        - номер корреспондентского счета фирмы в банке
«Банк»              - название банка
«Код БИК»       - банковский идентификационный код
«Код ИНН»      - код ИНН
«Код ОКОНХ» - код ОКОНХ
«Код ОКПО»    - код ОКПО
 

Лист "Пути" записи Справочника Фирм:

«Путь к базе данных» - путь к каталогу файлов базы данных, например, C:\COMP\DAT\
«Путь к базе архивной копии» - путь к каталогу файлов архива, например, C:\COMP\DAT_ARC\
«Файл XXXX» - путь к файлу XXXX.  Пути и имена файлов базы данных явно указывать не обязательно - они инициализируются системой по умолчанию.
 

Лист "Учет" записи Справочника Фирм:

«Базовая валюта» - Обозначение базовой валюты (обычно это доллар США, или немецкая марка).  Это одна из валют, в которых ведется учет на Фирме.  Валюта с таким обозначением должна быть в Справочнике Валют системы.

«Национальная валюта» - Обозначение национальной валюты (обычно это Руб).  Валюта с таким обозначением должна быть в Справочнике Валют и ее Курс должен быть всегда равен 1.

«Валюта цен» - Обозначение валюты, в которой указаны цены на товары.  Валюта цен должна совпадать либо с Базовой валютой, либо с Национальной валютой.

«НДС» - ставка Налога на Добавочную стоимость по умолчанию (в %)

«Налог с продаж» - Ставка Налога с Продаж по умолчанию (в %)

«Режим работы со скидками» - Условное обозначение режима работы со скидками в Счетах и Расходных документах.

«Использовать НДС каждого товара» - если этот признак выключен, то НДС для всех товаров одинаков, и равен ставке НДС, указанной в поле «НДС», иначе НДС каждого товара берется из поля НДС, в записи о товаре Справочника Товаров.

«Цены включают НДС» - этот признак должен быть включен, если цены в Справочнике Товаров включают в себя НДС

«Методика “Через суммы”» - если этот признак включен, то в Счете-фактуре сначала считается сумма с НДС, а потом из нее остальные  суммы и цена товара без НДС, иначе - сначала считается цена товара без НДС, а потом суммы.

«Без копеек» - указывать рублевые суммы без копеек.
 

Лист «Товар» записи Справочника Фирм:

Следующие несколько признаков включают видимость некоторых полей в записи о товаре Справочника Товаров:

«Наличие кнопки "EAN"» - включает видимость кнопки «EAN».  Если на вашей фирме не используется маркирование товаров внутренним штрихкодом, то эту кнопку лучше отключить.

«Наличие поля "Изготовитель"» - включает видимость поля «Изготовитель»

«Наличие поля "Отделение"»  - включает видимость поля «Отделение»

«Наличие "Комплектов товаров"» - включает видимость поля «Комплект»

«Наличие весовых товаров»  - включает видимость поля «Весовой товар».  Если выключить этот признак, то поля "Весовой товар" и "Единица измерения" в Справочнике Товаров будут недоступны, что удобно когда нет весовых товаров.

«Дополнительные поля описания товара» - включает видимость кнопки «Дополнительные поля»
«Видимость цены Поставщика» - Видимость поля "Цена Поставщика"
«Видимость Закупочной цены»  - Видимость поля "Цена последней закупки"
«Видимость Базовой цены»        - Видимость поля "Базовая Цена"
«Видимость Оптовых цен»          - Видимость полей "Цена 2, 3, 4"
«Единица весового товара»     - Единица измерения ВЕСОВОГО товара по умолчанию (кг)
«Единица невесового товара» - Единица измерения НЕвесового товара по умолчанию (шт.)

«Основной код товара»   - «А» - Артикул:  учетный код товара совпадает с Артикулом товара
       - «B» -  Баркод: учетный код товара совпадает с Штрихкодом товара
       - «C» - Код: учетный код товара формируется самостоятельно

«Алгоритм формирования учетного кода»
 -  «1» - простое увеличение на 1 учетных кодов товара
-  «2» - код Группы (2 знака) + код Подгруппы (2 знака) + код товара внутри Подгруппы (4 знака)

«Штрихкод = Учетному коду» - этот признак нужно включить, если ВСЕ товары маркируются  внутренним кодом предприятия.
 

Лист «Разное» записи Справочника Фирм:

«Участок по умолчанию» - Номер участка, который будет ставится по умолчанию в Документы.  Это номер участка,  документы которого в основном будут вводится на данной рабочей станции.

«Допуск “Оплачено” в Счетах» - Сумма допуска (в базовой валюте) при котором Счет можно считать Оплаченным.

«Аварийный режим» - в этом режиме для редактирования доступно больше полей, но можно неосторожно нарушить целостность базы данных или правильность текущих остатков товаров.

«Считать сумму после ввода цены в приходных накладных» - если этот признак выключен, то после изменения цены товара в приходном документе сумма будет рассчитываться только если она была равна нулю.
 

Лист «Интерфейс» окна «Настройки»:

Признак «Видимость обоев» - включает видимость обоев всех окон.

«Таблицы 1»    - имя файла обоев для основных таблиц (Справочников и т.п.)
«Таблицы 2»    - имя файла обоев для таблиц выбора и Карточек
«Формы 1»       - имя файла обоев для основных форм
«Формы 2»       - имя файла обоев для форм записей о товарах Документов
«Ведомости 1» - имя файла обоев для основных Ведомостей Документов
«Ведомости 2» - имя файла обоев для основных остальных Ведомостей
«Счета 1»         - имя файла обоев для Ведомостей Счетов и Заказов
«Счета 2»         - имя файла обоев для Записей Счетов и Заказов
«Главн. меню» - имя файла фона для Главного меню

 Признак «Иконки»                       - показывать «Иконки» окон
 Признак «Плавающие кнопки» - сделать все кнопки «Плавающими»
 Признак «Краткие подсказки»  - показывать краткие подсказки (tips) к кнопкам и полям
 
 

Лист «Пути и Программы» окна «Настройки»:

«Файлы Помощи»         - путь к файлам подсистемы Помощи Компаньон
«Файлы Звуков»            -  путь для поиска файлов Звуков по умолчанию
«Файлы Изображений» -  путь для поиска файлов Изображений по умолчанию

«Путь к Excel»       - Путь к программе Microsoft Excel
«Путь к Word-у»    - Путь к программе Microsoft Word
«Путь к IExplorer» - Путь к программе Microsoft Internet Explorer
 
 

Ввод системы в эксплуатацию

1)  Произвести настройку системы (смотрите раздел "Настройка системы").  Обратить особое внимание на правильный выбор Базовой и Национальной валют и методики формирования учетных кодов товаров.
 После  ввода системы в эксплуатацию эти параметры изменить уже нельзя.

2) Ввести данные во все Справочники системы:

а)  Заполнить Справочник Организаций, с которыми Вы работаете (организации-поставщики  и  организации-покупатели).   По  мере  ввода в Справочник Организаций будут заполняться также Справочник Городов и Справочник Регионов.  Первой организаций в Справочнике Организаций должна быть Ваша Фирма.

б)  Заполнить Справочник Групп товаров и Справочник Подгрупп товаров.    Все  товары,  используемые  в  системе,  должны  быть связаны со своей  Группой  и  Подгруппой.   Например, товар "Шоколад  BOUNTI"   может принадлежать  к  группе  "Шоколад",  к  подгруппе "Шоколад импортный".   В  каждой  группе  обязательно  должна  быть  хотя  бы  одна подгруппа  товаров.   Если  нужно,  заполните  также  Справочник Изготовителей, Отделений, и Единиц измерения.

в)  Заполнить Справочник Товаров данными о всех товарах, имеющимся на Вашем предприятии. Перед  началом работы системы ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРОВЕРЬТЕ, чтобы все товары имели правильные штрихкоды (путем считывания сканером штрихкодов) и правильные цены: закупочную и базовую (розничную).

г)  Заполнить Справочник Участков.   Товары будут учитываться в системе на этих Участках.  Участками могут быть склады, магазины, отделы и даже отдельные прилавки и люди.   В системе обязательно должен быть хотя бы один Участок.  При разбиении системы на участки, помните, что любое перемещение товаров между участками в системе должно быть оформлено при помощи соответствующей Накладной Внутреннего Перемещения.  Поэтому, чем больше Участков, тем больше придется вводить накладных.

д)  Заполнить другие справочники:
     - Справочник Валют,
     - Справочник Городов, Справочник Стран и другие Справочники.

Справочники также можно пополнять по мере заполнения документов.

3) Ввести в систему начальные остатки товаров:

Перед вводом системы в  работу нужно провести инвентаризацию  имеющихся товаров  на  каждом Участке  и  по  результату  инвентаризации составить  Приходные накладные или Акты Начальных Остатков на  каждом Участке.  Перечень товаров  в Приходной накладной можно  ввести вручную запись за записью,  выбирая каждый товар из Справочника Товаров,  но это очень долго и  можно пропустить какие-либо товары.  Система может  автоматически сформировать Список товаров в Накладной путем ИМПОРТА из Списка Отмеченных товаров.  Список Отмеченных товаров можно сформировать различными способами:

- по всему Справочнику Товаров,
- путем выделения (фильтрации) товаров, остаток которых на данном участке больше нуля,
- путем импорта Списка товаров из Терминала сбора данных, при помощи которого удобно проводить  инвентаризацию товаров.

Так как при запуске системы  остатков на участках еще нет,  рекомендуем сформировать Список товаров  в   Приходной накладной по всему Справочнику Товаров  (Справочник Товаров  должен  быть  к  этому моменту полностью введен).  Далее,  для тех товаров,  которые имеются на данном Участке, нужно ввести Количество и Закупочную цену.  Записи о оварах, которых нет на данном участке, нужно удалить.  После этого, нужно распечатать Приходную накладную и тщательно ее проверить.  После  исправления ошибок  и подписи материально-ответственными лицами накладную можно "утвердить".  После утверждения накладной  введенные количества товаров появляются  на данном Участке и указанные в накладной цены записываются  в Справочник Товаров.  Исправление допущенных при вводе ошибок после утверждения накладной рекомендуется делать при помощи корректирующих документов (возврат неправильно введенных товаров Накладной Возврата Поставщику и повторное приходование корректирующей Приходной Накладной).

После ввода Справочников и утверждения  Приходных Накладных  на  всех  участках  система полностью готова к работе.

4)  Очистка базы данных после "тренировок" и опытной эксплуатации:

В результате работ по изучению системы и обучения персонала (до начала настоящей работы предприятия  торговли)  в базе данных  накапливается некоторое количество информации,  которую  нужно удалить перед началом настоящей эксплуатации системы.   Проще всего очистить  базу данных  перед запуском системы можно следующим образом:

"Разутвердите" и удалите все тренировочные документы.  Удалите из каталога  \DAT, в котором находятся файлы базы данных системы Компаньон, следующие файлы:

   OSTAT.DAT, TOST.DAT  - текущие остатки товаров,
   INV1.DAT, INV2.DAT      - счета,
   OR1.DAT, OR2.DAT         - отчеты о реализации,
   AI1.DAT, AI2.DAT, KI2.DAT - сличительные ведомости,
   TTN1, TTN2, TTN3.DAT  - приходные и расходные документы,
   DOCLOG.DAT   - журнал истории выполнения операций

ВНИМАНИЕ.  Если вы уже начали вводить Приходные накладные, то НЕ УДАЛЯЙТЕ  фалы  TTN1.DAT, TTN2.DAT и TTN3.DAT.
 

    Далее    Содержание