База данных системы хранит все первичные документы, введенные в систему. Введенный в систему и проверенный материально-ответственным лицом документ должен быть "утвержден". Только во время процедуры "утверждения" документа в системе происходит изменение счетчиков остатков, запись в карточки товаров и т.п. После утверждения первичный документ нельзя больше изменять. Любые исправления рекомендуется делать при помощи дополнительных корректирующих документов. На основании утвержденных первичных документов можно получать различные отчеты (вторичные документы).
Первичные документы можно условно разделить на три группы:
Первая группа включает в себя документы, связанные с приходом товаров на предприятие торговли:
Вторая группа включает в себя документы, связанные с расходом (реализацией, списанием) товаров из предприятия:
Третья группа включает в себя документы, связанные с реализацией товаров через кассовые аппараты:
Структурно любой документ можно представить в следующем виде:
Все документы, формируемые в системе, соответствуют описанной структуре. Исключением являются платежные документы, не содержащие списка товаров. Некоторые документы могут использовать другие документы в качестве основания (например, расходная накладная может быть оформлена на основании выписанного раньше счета). Далее будут детально рассмотрены основные виды документов и методы их формирования.
Оформление любого документа можно разбить на несколько шагов:
1. Заполнение общей части (заголовка)
документа .
2. Ввод списка товаров документа (если он
нужен), используя справочник товаров. При
необходимости на этом шаге в справочник можно
вносить новые товары.
3. Проверка правильности оформления
документа. Помните, что исправить ошибку в уже
утвержденном документе почти невозможно.
Исправлять ошибки рекомендуется только при
помощи корректирующих документов, которые могут
содержать даже отрицательные количества или
суммы. В строке примечания корректирующего
документа нужно ясно указать цель
корректировки. Например: "Исправление
ошибки в количестве товара приходной накладной N
245".
4. Распечатка черновика документа и
подписание его материально-ответственными
лицами. Этот этап может быть пропущен если
проверка и утверждение документа производится
материально-ответственным лицом в
"электронном" виде: прямо на мониторе
компьютера.
5. Проводка документа в системе при
помощью кнопки “утвердить”.
6. Распечатка утвержденного документа для
архива и включения в бухгалтерскую отчетность.
Формирование чеков производится в отдельной программе "Профи Т", которая работает на компьютерном кассовом аппарате. Эта программа использует информацию о товарах из общей базы данных и, возвращает результаты своей работы в виде электронных чековых лент и отчетов о реализации товаров.
Программа кассового аппарата производит следующие операции:
Касса может оперировать с неограниченным количеством валют и кредитных карт. Кассовая программа "Профи Т" может настраиваться в очень широком диапазоне требований и выходной чек и различные кассовые отчеты могут иметь различный вид в зависимости от желаний пользователей и выбранного оборудования.