Основным средством работы с системой, обеспечивающим непосредственный доступ к информации, служат экранные формы (окна). В верхней строке (заголовке) окна обычно выводится его наименование. В любом окне имеется несколько элементов управления. Типовыми элементами управления являются поля ввода, списки и кнопки.
Между элементами управления в окне можно перемещаться при помощи клавиш <Tab>, <Shift-Tab>, клавиш управления курсором, либо путем нажатия левой кнопки манипулятора "мышь" на нужном элементе. Рекомендуется (особенно на первых порах) использовать клавиши <Tab> и <Shift-Tab>, так как при использовании других способов перемещения между полями легко пропустить важные поля! У некоторых кнопок имеются соответствующие им "горячие клавиши" , нажатие на которые эквивалентно немедленному "нажатию" на данную кнопку.
В системе имеется два основных вида окон, обеспечивающих доступ к базе данных: Таблица и Форма.
Таблица - это окно, предназначенное для работы с некоторой таблицей базы данных . Она может представлять собой справочник, ведомость документов, список товаров и т.п. Основным элементом таблицы является список записей таблицы (файла) базы данных. По элементам таблицы - записям, можно передвигаться при помощи клавиш управления курсором <Вверх>, <Вниз>, <PgUp>, <PgDn>, <Home>, <End>, линеек прокрутки, либо при помощи манипулятора "мышь". В окне таблицы также обычно находится несколько кнопок, которые служат для выбора нужной операции. Ниже приведен список основных операций при работе с таблицами и соответствующих им "горячих клавиш", служащих для быстрого выполнения данной операции:
| ОПЕРАЦИЯ | КНОПКА | ГОРЯЧАЯ КЛАВИША |
| Добавить запись |  |
<Insert> |
| Изменить запись |  |
<Enter> |
| Удалить запись |  |
<Delete> |
| Копировать запись |  |
|
| Выбрать запись |  |
<Enter> |
| Суммировать |  |
<Ctrl-C> |
| Напечатать |  |
<Ctrl-П> |
| Утвердить |  |
<Ctrl-У> |
| Разутвердить |  |
<Сtrl-Р> |
| Справка |  |
<F1> |
| Выход |  |
<Esc> |
В таблицах, содержащих списки товаров (например, в списках товаров документов), имеется еще четыре кнопки, предназначенные для отметки некоторых товаров списка:
- отметить или
снять отметку с одного товара,
- снять отметки со
всех товаров списка,
- инвертировать
отметки товаров списка,
- отметить товаров
по фильтру-шаблону.
В таблице могут быть еще четыре кнопки, предназначенные для упорядочивания записей внутри списка:
-
сделать выделенную запись первой,
- переместить запись
на одну позицию вверх,
- переместить запись
на одну позицию вниз,
- сделать выделенную
запись последней
Записей в таблице может быть больше, чем
их умещается в окне. Для
"прокрутки" записей по вертикали удобно
пользоваться мышкой. При нажатии
правой кнопки мыши в верхней
части полосы прокрутки, расположенной по
правой стороне таблицы, происходит прокрутка
окна вверх, а при нажатии в нижней части -
вниз. Для постраничной прокрутки записей
можно также использовать клавиши <PgUp> и
<PgDn>. Для быстрого перемещения к
первой записи таблицы используется
клавиша <Home>, к последней записи -
<End>. Если часть полей записи не
умещается в окне (по горизонтали), то в
нижней части таблицы имеется горизонтальная
"линейка прокрутки". С ее
помощью можно прокручивать таблицу в
горизонтальном направлении при помощи мыши.
При помощи клавиатуры это можно сделать
клавишами <Влево> и <Вправо>.
Форма - это окно ввода, обеспечивающий доступ к полям записи базы данных. В верхней части формы обычно имеется информационная строка, по которой видно какое действие выполняется с данной записью. Действия может быть всего три:
Новая запись
- Добавление новой записи
Изменение записи - Изменение
существующей записи
Удаление записи - Удаление
существующей записи
В центре окна формы обычно
имеется несколько полей ввода. Они
предназначены для ввода данных в поля
записи. Перед каждым полем ввода имеется
строка приглашения, поясняющее значение
данных в этом поле. Данные в поля вводятся при
помощи клавиатуры (либо сканера штриховых кодов).
Справа от некоторых полей ввода имеется
кнопка 
, предназначенная для выбора данных
из соответствующего Справочника. При
"нажатии" на такую кнопку вызывается Справочник, в котором можно
выбрать нужную запись и нажать
кнопку "Выбрать" (<Enter>).
Если у данного поля ввода
имеется справочник но в результате
"ручного" ввода в него было введено
значение, которого нет в справочнике, то
при попытке перехода к другому полю
автоматически вызывается справочник. Часть
полей в окне может быть недоступно для
редактирования - это информационные поля.
Они обычно отличаются от полей ввода цветом.
В нижней части формы имеется кнопка "Ok" 
(горячая
клавиша <Enter>). Нажатие на эту кнопку
либо записывает запись в базу данных, либо
удаляет ее из базы (для операции удаления).
После нажатия на кнопку "Ok"
система сначала проверяет правильность ввода в
поля ввода окна. Если значение в каком-либо поле
неверно, то выдается звуковой сигнал и
курсор перемещается в это поле.
Покинуть форму без изменения записи можно при
помощи кнопки "Выход" 
(горячая
клавиша - <Esc>). Если в форме было изменено
хотя бы одно поле, то эта кнопка меняет свой вид
на: "Отменить" 
.
