Процесс "общения" с программой достаточно прост и не требует от вас большой компьютерной грамотности. В основе его лежит применение двух основных способов организации диалога пользователя с системой: меню и диалоговые окна.

Программа Учет Затрат является 32-разрядным приложением Windows. Она выполняется в отдельном окне (frame) и имеет свое главное меню. "Многодокументный" интерфейс программы позволяет открыть сразу несколько окон и работать с ними одновременно.

Основным средством работы с системой, обеспечивающим  непосредственный доступ  к  информации, служат экранные формы (окна). В верхней строке "заголовке" окна выводится его наименование. В любом окне имеется несколько элементов управления. Типичными элементами управления являются  поля ввода, списки и кнопки.

Между  элементами управления в окне можно перемещаться при помощи клавиш <Tab>, <Shift-Tab>, клавиш управления курсором,  либо путем нажатия левой кнопки "мыши" на нужном элементе. Рекомендуется (особенно на первых  порах)  использовать клавиши <Tab> и <Shift-Tab>, так как при использовании других способов перемещения легко пропустить важные поля. У некоторых кнопок имеются соответствующие им "горячие клавиши", нажатие на которые эквивалентно немедленному нажатию на данную кнопку. В формах ввода данных  активное поле выделяется красной рамкой.

В нижней части окна программы в строке состояния выводится краткая подсказка о назначении текущего активного элемента управления.

Имеется два основных вида окон, обеспечивающих доступ к фалам базы данных: Таблица и Форма:

Таблица  - это окно, предназначенное для работы с некоторой таблицей базы данных. Основным элементом таблицы является список  записей таблицы (файла) базы данных. По записям таблицы  можно передвигаться при помощи клавиш управления курсором <Вверх>, <Вниз>, <PgUp>, <PgDn>, <Home>, <End>, линеек прокрутки, либо при помощи "мыши". В окне таблицы также обычно находится несколько кнопок, предназначенных для выполнения некоторых операций. Ниже приведен список основных операций при работе в таблице и соответствующих  им "горячих клавиш": 

ОПЕРАЦИЯ	КНОПКА	ГОРЯЧАЯ КЛАВИША
Добавить запись		<Insert>
Изменить запись		<Enter>
Удалить запись		<Delete>
Копировать запись
Выбрать запись		<Enter>
Экспорт
Напечатать
Справка		<F1>
Выход		<Esc>

Записей в таблице может быть больше, чем их умещается  в окне. Для "прокрутки" записей по вертикали удобно пользоваться мышкой. При нажатии правой кнопки мыши в верхней части полосы прокрутки, расположенной по правой стороне таблицы, происходит прокрутка окна вверх, а при нажатии в нижней части - вниз. Для прокрутки  записей можно также использовать клавиши <PgUp> и <PgDn>. Для быстрого  перемещения к первой записи таблицы используется клавиша <Home>, к  последней записи - <End>. Если часть полей записи не умещается  в окне по горизонтали, то в нижней части таблицы появляется горизонтальная "линейка  прокрутки". С ее помощью можно прокручивать таблицу в горизонтальном направлении при помощи мыши. При помощи клавиатуры это можно сделать клавишами <Влево> и <Вправо>.
Кроме кнопок управления в верхней части окна таблицы имеется поле для поиска: локатор.  Если ввести в это поле искомое значение и нажать клавишу <Tab>, то будет предпринята попытка поиска в таблице значения, наиболее близкого к введенному.

Форма  - это окно ввода, обеспечивающее доступ к записям базы данных. В верхней  части формы (или в прямо в заголовке окна) обычно имеется информационная строка, по которой видно какое действие выполняется с данной записью. Действия может быть всего три:

Добавление -  Добавление новой записи
Изменение   -  Изменение (или просмотр) существующей записи
Удаление     -  Удаление существующей записи

В  центре окна формы обычно имеется несколько полей ввода. Они предназначены для ввода  данных в поля  записи. Перед каждым полем ввода имеется строка приглашения, поясняющее значение данных в этом поле. Данные в поля вводятся при помощи клавиатуры. Справа от некоторых полей ввода имеется кнопка  , предназначенная для  выбора данных из соответствующего Справочника.  При нажатии на такую кнопку вызывается Справочник, в котором можно выбрать нужную запись и нажать кнопку "Выбрать" (<Enter>). Часть полей в форме может быть недоступно для редактирования - это информационные поля. Они обычно отличаются от полей ввода цветом.
В нижней части формы имеется кнопка "Записать"   (горячая клавиша - <Enter>), нажатие на которую либо записывает запись в базу данных, либо удаляет ее из базы (для операции удаления).  После нажатия  на  кнопку "Ok"  система сначала проверяет правильность ввода в поля ввода окна. Если значение в каком-либо поле неверно, то система перемещает курсор в это поле. Покинуть форму без изменения записи  можно при помощи кнопки "Отменить"   (<Esc>).